茶話会の案内状を作る時のポイントと例文をチェック!

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幼稚園や小学校にお子さんが通うようになると、ママを対象に「茶話会」が開かれます。

お茶を飲んだりお菓子を食べながら、保護者同士気軽におしゃべりをして親睦を深めよう、というこの「茶話会」ですが、PTAや保護者会の役員になった場合は案内状を作らなければなりません。

今回私も役員をする事になり、過去にもらったプリント取っておけばよかったーと後悔しましたが、時すでに遅し!

今日はイチから茶話会の案内状を作るときのポイントや例文をご紹介します。

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茶話会の案内文作りのポイントは?


茶話会の案内状は、以下のポイントを注意しながら記載してきましょう。

・「日時」「場所」「会費や持ち物」を明記
案内状なので、基本的な情報はもちろん入れないといけません。
最近はマイカップ持参の事が多いようですので、その場合はきちんと明記しましょう。

・お金(会費)はかかるのかどうか
会費制の茶話会なら金額はいくらなのか、いつ支払うのかなどと細かく記載。

・提出日はいつなのか
締切日を決めて、誰に渡せばいいのかなど記載。

・参加・不参加の確認
お菓子の用意などもあるので、参加人数を把握するために必要。
案内状の下の方に切り取り線を境にして作りましょう。

・小さい子供が参加する場合
小さい子供の人数も把握したい場合は、出欠の確認の下に欄を設ける。

・変更したい場合の連絡先
キャンセルしたくなった場合は、何日までなのか。誰に連絡するのか記載。

・固い文章になりすぎない
ビジネス文章ではないので、あまり硬くなりすぎないようにしましょう。
最近の学校行事のことや子供達の成長のことなどを一言付け加えると良いかもしれませんね。

後からトラブルになるのを避ける為に、なるべく細かく簡潔に文章を書きましょう。

では以上の3つのポイントを踏まえ、例文をご紹介します。

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案内状の例文をチェック!

茶話会といっても、お茶とお菓子を用意しただけの簡単なものから、ランチ込みの茶話会など色々あります。

まずはお茶とお菓子だけの簡単な茶話会の案内文をご紹介します。

会費がかからない茶話会の案内文例
新学期が始まり1ヶ月が過ぎましたが、皆様いかがお過ごしでしょうか。
新しいクラスにも慣れ、子供たちも少しずつ個性を発揮して学校生活を楽しんでいることと思います。
さて、この度下記の通り茶話会を計画いたしました。
ささやかながら、学級費でお茶とお菓子を用意いたしましたので、子供たちの日ごろの様子や困っていることなどあれば気軽にお話ししていただき、情報交換ができればと思っています。
つきましては、ご多用とは存じますが、是非ご出席いただきますようよろしくお願い申し上げます。

⒈ 日程
⒉ 時間
⒊ 場所
4.会費や持ち物(マイカップや内履きなどあれば)
※下記の出欠用紙を切り取り、○日までに学級担任の丸々先生にご提出ください。

そして点線を引いた下に、参加・不参加を書く欄と、クラスや児童氏名、参加保護者氏名等を書く欄を作って終わりです。

実際にワードで作成してみるとこんな感じになります。

次はランチ形式の茶話会の例文もチェックしてみましょう。

会費が必要な茶話会の案内文例
ジメジメした天気が続いておりますが、皆様いかがお過ごしでしょうか。
運動会では子供達の一生懸命な姿を見る事ができ、大きな成長を感じましたね!
さて、この度保護者の方と懇親を深めたく茶話会を行いたいと思っております。子供たちの日ごろの様子や困っていることなどあれば気軽にお話ししていただき、情報交換ができれば嬉しいです。
つきましては、ご多用とは存じますが、是非ご出席いただきますようよろしくお願い申し上げます。

1.日 程
2.時 間
3.場 所
4.会 費
5.メニュー
※出欠を〇で囲み、○月○日までに担任の先生に提出願います

こちらもワードで作ってみるとこんな感じになります。

会費がかかる茶話会は先ほどよりも細かい情報を記載しましょう。

注文するメニューもどこの店のお弁当で中はどんなものが入っているのか、弁当を選ぶ事ができる場合は出欠確認欄にどれにするのか選択欄も設ける必要があります。

まとめ

幼稚園や小学校の保護者を対象にした茶話会の案内状を作るときのポイントや例文をご紹介しました。

このような会はあまり気が進まないという人もいるかもしれませんが、出てみると保育園や学校での我が子の様子もわかるし、よそのお子さんの様子もわかります。

一人でも多くの人に出席してもらえるよう、丁寧で親しみやすい案内状を心がけましょうね。

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2018.04.15
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